Copropriétés : focus sur l’immatriculation et la fiche synthétique

12/05/2017

#L’immatriculation et la fiche synthétique :

(Décret de 2016)

*Immatriculation de la Copropriété :

L’objectif du registre des copropriétés pour le législateur est d’avoir une radiographie des copropriétés, notamment financière .

La déclaration d’immatriculation sera effectuée par le Syndic ou le Notaire (le télédéclarant) auprès de l’Anah (teneur du registre) et sera mis à jour annuellement par le télédéclarant.

Ce n° d’immatriculation est obligatoire et ne remplace pas le n° INSEE (obligatoire pour les copropriétés ayant au moins un employé d’immeuble).

L’obligation légale d’immatriculer les copropriétés se déroulent en 3 phases :

les copropriétés de plus de 200 lots doivent être immatriculées au plus tard le 31/12/2016,
les copropriétés de plus de 50 lots le 31/12/2017 au plus tard,
et les autres copropriétés le 31/12/2018 au plus tard.

L’immatriculation comportera les informations suivantes :

Nom de la résidence
Adresse du syndicat
Date de mise en copropriété (création du syndicat)
Nombre et nature des lots
Nom du Syndic
Données liées à la santé du bâtiment
Mise en place d’une procédure en cas de difficultés financières
Données comptables et financières

Immatriculation de la Copropriété : par qui ?

Syndic en place (immatriculation peut être facturée en complément mais pas les mises à jour)
Administrateur judiciaire
Notaires

Sanctions : plus de subventions dans le cadre de rénovation de la Copropriété.

Les modalités d’immatriculation sont totalement dématérialisées (création d’un compte auprès de l’Anah,…).

Délai d’un mois pour le syndic sortant de déclarer le nouveau syndic et le nouveau syndic a également un mois pour déclarer et mettre à jour le dossier.
Un mois pour les mises à jour à dater de l’AG

Immatriculation de la Copropriété : qui peut y accéder ?

Toutes les informations : Le Syndic ayant mandat.
Quelques informations sur les autres copropriétés pour les notaires dans le cas des cessions.
Les autres tiers (copropriétaires et autres tiers) et les syndics sans mandat n’ont accès qu’au nom et à l’adresse sur le registre.

*La fiche synthétique de Copropriété

Décret de 2016

La fiche regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Dès lors que la copropriété comporte au moins un lot d’habitation, la fiche doit être établie par son représentant légal qui la met à jour chaque année. Elle est mise à disposition des copropriétaires, sous peine de sanction à l’encontre du syndic. En cas de vente d’un lot, la fiche synthétique est annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l’acte authentique.

La fiche synthétique mentionne :
1° L’identification de la copropriété pour laquelle la fiche est établie :

a) Nom d’usage, s’il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires ;
b) Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat) ;
c) Numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et date de dernière mise à jour des données d’immatriculation ;
d) Date d’établissement du règlement de copropriété ;
e) Le cas échéant, numéro identifiant d’établissement (SIRET) du syndicat ;
2° L’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire ayant établi la fiche :
a) Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété ;
b) Le cas échéant, numéro identifiant d’établissement (SIRET) du représentant légal ;
c) Cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d’administration provisoire) ;
3° L’organisation juridique de la copropriété :
a) S’il y a lieu, nature du syndicat (principal – secondaire/coopératif), résidence-services ;
b) S’il s’agit d’un syndicat secondaire, numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires ;
4° Les caractéristiques techniques de la copropriété :
a) Nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété ;
b) Nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété ;
c) Nombre de bâtiments ;
d) Période de construction des bâtiments ;
5° Les équipements de la copropriété :
a) Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d’énergie utilisée ;
b) Nombre d’ascenseurs ;
6° Les caractéristiques financières de la copropriété :
a) En cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l’exercice comptable ;
b) En cas d’exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l’assemblée générale :
– dates de début et de fin de l’exercice et date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
– montant des charges pour opérations courantes ;
– montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;
– montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
– montant des impayés ;
– nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède le seuil fixé par l’arrêté du ministre chargé du logement mentionné à l’article R. 711-9 du code de la construction et de l’habitation ;
– montant du fonds de travaux ;
c) Présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires.
Les syndicats relevant du deuxième alinéa de l’article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 précitée ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.